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从周计划活页本手帐到目标管理和人生规划

从周计划活页本手帐到目标管理和人生规划

手帐(the journal)的作用是什么?计划、记录、和总结,它又有很多方法论总结提升后的各种新名词:效率手册、自我管理、目标管理、时间规划、日程管理。

时间管理(Time Management)就是用技巧、技术和工具帮助人们完成工作,实现目标。时间管理并不是要把所有事情做完,而是更有效的运用时间。时间管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外,另一个很重要的目的也是决定什么事情不应该做;时间管理不是完全的掌控,而是降低变动性。时间管理最重要的功能是透过事先的规划,作为一种提醒与指引。

最终通过自我管理的达到实现设定目标的目的,自我管理的一个重要方面是时间管理,时间管理(日程管理)的关键就是科学合理地做好时间规划,提前安排、过程记录、事后总结。

现代时间管理的工具手段非常多,电脑PC和手机都有各种APP可供选择,不同介质的目的都是一样的,都是一种广义的“效率手册”,而喜爱文具、喜欢实实在在的纸质触感、喜欢书写的人,就会通过“手帐”这个介质来实现。

不同效率手册的适用范围不一样,悟空个人目前是自由职业者,所以时间的弹性和自主性很大,因此我现在并不会有非常严格的时间点设定的目标管理,但短到一年半年,长到三五年的目标还是要明确的,有了目标,再去大致设定每个月每周重点要关注和攻克的问题。

 

而在上班族时期,对悟空个人帮助最大的是周计划(weekly planner),从执行层面,上班族都是以天以周为单位;而计划层面,一般会有月度和年度计划。月度计划有一点的前瞻性,可以让你所做的事情更科学有效,周计划是可划分的最小单位的短期计划,不折不扣的执行完周计划,能切实保证阅读计划的实现,从而保证年度计划的完成,这个环环相扣、可执行度高,悟空在这方面收益颇丰。

很多公司有写工作日志的要求,日志书写太频繁容易陷入每天雷同的流水账,而且比较耗时,但是周计划却有着承上启下的作用,能够与阅读计划衔接,同时很快速的达到简要记录每日工作内容的目的,因此,重视并养成周计划的习惯是悟空非常推崇的上班族个人管理和团队协同合作的一个工具。

有网络平台实现的话,整体管理更便利一些,但对于个人的督促作用会被弱化,毕竟个人管理才是重点。所以如果是我,今后有机会会考虑给小组内部每位成员一个周计划(weekly planner)手册,为了便于管理层了解工作进度、协调工作内容、督促计划完成,可以通过拍照扫描进EVERNOTE印象笔记,来达到协同的次要但也同样不可缺少的目的。

网上搜索“weekly planner”也有很多的周计划电子模板可供参考。

周计划是实现工具,而方法论依据当然就是自我管理、目标管理、PDCA这些,手帐里经常会出现的名词“打卡”,其实就是PDCA的C-Check。周计划应该在每个周末(周一早上上班之前)完成,时间大致花费15-30分钟就足够了。这样的好处是,会帮助你在新到的一周目标明确,不至于在新一周的第一天就无所事事、像一个无头苍蝇,也避免因为茫然而引入被动低效的忙碌中去。

周计划的制定之所以花费时间很短,是因为周计划内容基本承袭月度计划(根据实际情况可做适当微调),因此周计划制定之前必须先有月度计划,月度计划应该是年度(季度)计划的分解,因为年度计划要根据以往的经验、数据,在前一年年底制定,计划存在的意义是被执行、被不折不扣的执行。计划的核心是围绕年度目标的完成。目标是自上而下的,因此年度目标应该从公司层面的目标分解到部门层面的目标,最后分解到每一个人。每一个人根据自身的年度目标制定年度计划(也可简单理解为12个月度计划的汇总),年度计划的制定就需要花费较长的时间,需要结合以往年度的数据、个人工作经验、目标的合理前瞻

以上就是周计划的方法论依据。

介质因为数据、资料来源渠道较多,一般会有电子和纸质等介质,但从个人管理的直观性来说,纸笔搭配的手帐是最好的方式,每天放在办公桌前,实时记录整理总结。“国誉自我”听说是这个领域的网红,我也很想买本用一下,可惜现在不上班了,不像以前工作时那样需要计划和总结。

在说到规格尺寸方面,每个人习惯和喜好可能不同,但我个人这些年的经验认为:A5活页本手帐是最好的汇总方案,可以以此为纲再辅助其他电子手段或其他本册。

A5的张幅书写内容足够,也有一定的便携性,活页本搭配配件有最强的归纳整理能力。再小的幅面只适合简单的灵感记录,只能作为延伸的辅助手段,但是移动设备时代完全可以用APP电子手段替代,再大幅面的一般更适合图纸、绘图类的工作内容。

A5日程内页主要承担记录工作,同时可以搭配横线、空白、方格、点阵、康奈尔等达到其他目的。有的人觉得活页本中间的活页夹在书写时非常不方便,其实正确的用法,都是取出内页、书写完成以后重新归纳。

TN是我最早做和用的,但是也是很早就淘汰不用的。而目前除了A5活页本,主要还有一本TN旅行本护照款,主要用作出行规划、记录、记账之类的。

这篇文章写了放在后台很多天,今天11月最后一天,所以要结个尾发出来。前天在哔哩哔哩bilibili看到手帐视频分享的大神“不是闷”的一个视频《DIY FISH-重新定义活页的打开方式》,是的这也是我喜欢活页本的原因,虽然没有发明DIY FISH这么高度结合目标管理方法论的内芯、也没有不是闷那么经验丰富的心得,但我还是喜欢活页本“万用”的无限可能。

另外DIYfish还涉及了一个“Life Mapping System”的方法论。Life Mapping这里可以翻译成人生规划、人生蓝图都可以吧,稍微了解一点软件开发项目管理的应该都知道roadmap路线图的概念,读过《高效能人士的七个习惯》的话,应该就会尝试去了解探索一下自己的“人生规划”是什么,自己想象中的人生蓝图是怎样的。

最后总结就是:周计划包括每天的日程管理、时间管理是执行层面的,是让你正确地做事,确保执行效率;而月度计划、年度计划、和人生规划是为了让你做正确的事,做自己深思熟虑过的想做的事情,并且把它做好,就是这样!

ps:2018年的A5新内页前段时间已经买了,暂时还是两天一页日程本,另外,A5手缝牛皮活页本和旅行本护照款等文具EDC时隔三年也重新开始在淘宝店慢慢上架啦,现货上架一品一拍的形式。